第一章  总  则

第一条  为规范学院合同管理，防范合同风险，维护学院合法权益，依据我国《民法总则》、《合同法》等法律法规，结合学院实际，制定本办法。

第二条  本办法所称合同是指湖南警察学院作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其它平等主体的自然人、法人和非法人组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。

第三条  学院的法定代表人是学院及其所属各部门签订合同的法定签约人。由授权委托人代表学院签约的，应当取得《法定代表人授权委托书》。

第四条  学院合同管理按照“统一领导，分类管理，分工合作，加强监督”的原则进行。

 

第二章  合同的分类与归口管理

第五条  根据学院经济、业务工作范围，主要包括以下合同：

（1）采购类合同，包括基建、维修、装饰类合同，以及其他有形资产和无形资产的采购类合同；（2）合作类合同，包括合作开发、合作研究、合作办学、合作经营类合同；（3）资产处置类合同，包括资产对外投资、资产租赁、变卖、转让、报废处理类合同；（4）融资类合同；（5）服务类合同，包括教学服务合同、科研服务合同等；（6）劳动类合同；（7）其他民事合同。

第六条  学院办公室下设法律事务室，配备专职人员，统一指导、监督学院合同事务。各职能部门对职能范围内所涉合同事务进行归口管理，其负责人为合同管理主要责任人，并确定专人作为合同管理直接责任人。

学院办公室法律事务室履行以下职责：

（一）审查合同的法律风险，并提出修改意见；

（二）保管合同承办部门送交备案的合同复印件；

（三）指导或协助各部门制订、发布合同示范文本；

（四）处理学院涉及的合同纠纷，协助法律顾问参与仲裁活动和诉讼活动；

（五）对学院各合同承办部门的合同管理工作进行监督和指导；

（六）处理合同管理的其他日常事务。

学院办公室机要室履行以下职责：

（一）负责学院行政印章的使用和管理；

（二）负责院长授权书的备案、存档；

（三）负责建立合同编号、登记制度，做好合同用印的登记，合同原件的存档。

 合同承办部门履行以下职责：

（一）在签订合同前，审查合同相对方主体资格和资信情况；

（二）组织合同项目谈判；

（三）起草合同文本；

（四）负责合同文本审核会签的流转；

（五）履行合同备案程序；

（六）指定合同承办人员；

（七）监督、组织合同履行；

（八）保管合同签订、履行过程中所产生的文件。

计财处履行以下职责：

（一）审查项目的经费预算事项是否符合国家相关法律法规及其他规范性文件的要求；

（二）审查合同中资金拨付和使用事项是否符合学院财务管理制度；

（三）协助合同承办部门监督合同执行情况；

（四）保管合同承办部门送交的涉及资金往来的合同正本；

（五）按照合同约定办理收支事项。

第七条  审计处负责监督涉及资金往来合同的执行程序和履行情况是否符合国家法律法规、学院有关规章制度及合同约定。

 

第三章  管理流程及要求

第一节 管理流程内容

第八条  学院合同管理内容主要包括：拟定、审核会签、签订、履行、跟踪监督、归档。整个流程由合同需求部门发起，由其负责起草合同文本，同时对该合同行为的相关情况进行说明；然后将合同文本交由学院相关部门和院领导进行审核并出具意见；再由院长或院长授权代表签订合同；合同履行过程中进行跟踪监督；合同履行完毕后，进行统一存档管理。

合同管理流程为：承办部门拟定（提供）合同文本——相关业务归口管理部门审核会签——院办法律事务室和法律顾问审查——提交院领导审定（重大合同提交院长办公会或院党委会审定）——院长或授权人签署合同——合同用印，原件存档。

第二节  合同拟定

 第九条  学院及所属部门对外发生经济权利义务关系的事项，除即时清结的以外，都应订立书面合同。遵循先签订书面合同、后履行的原则。

第十条 合同文本有国家或行业标准范本的，应采用国家或行业标准合同范本。没有国家或行业标准合同范本的，各职能部门应分类制定合同范本，并报法律事务室审核和备案。合同承办部门如采用合同相对方提供的合同文本，应按合同审核程序获得批准。

合同应具备以下主要内容：

（一）合同标的（以下称“项目”）名称、范围、内容；

（二）双方的权利、义务；

（三）项目期限、进度安排或工作计划；

（四）项目质量要求（服务标准）、检验与验收方法、质量保证及售后服务；

（五）合同价款与付款方式；

（六）项目变更方式；

（七）违约责任；

（八）争议解决方式。

    第十一条 合同的拟定和管理部门根据部门职能、合同的内容类别来确定。

 （一）基建管理部门负责校园基础设施建设工程勘察、设计、安装、施工、监理、检测、土地出租和转让、影响房屋结构的维修改造等有关合同的拟定和管理；

（二）后勤管理部门负责校园绿化美化，校园维修改造工程（包括房屋、水、电、气等设施、设备），学生食堂，校园商店等生活服务类项目，及材料、燃料等消耗材料采购合同的拟定和管理；

（三）国有资产管理部门负责服装采购、资产处置（含土地房产转让等）等合同的拟定和管理；

（四）教务处、教学系部、实验中心负责教材、教辅资料、教学耗材和实验仪器设备的采购合同，以及教育服务、院局合作、实习基地建设等合同的拟定和管理；

（五）图书馆负责图书、期刊、杂志的采购合同的拟定和管理；

（六）财务部门负责借贷及对外投资等合同的拟定和管理；

（七）审计处负责审计事务委托合同的拟定和管理；

（八）科研处负责学院科研课题、科技开发、科技咨询、科技服务、成果转让等有关合同的拟定和管理；

（九）教学部门、继续教育处、培训部、警务交流合作处负责对外联合办学合同的拟定和管理；

（十）人事处负责聘请人员劳动合同的拟定和管理；

（十一）保卫处负责安全、消防设施建设及改造等合同的拟定和管理；

（十二）信息化建设与管理处负责校园信息化建设、技术服务、软件购置等合同的拟定和管理；

（十三）未列入上述部门管理范围内的合同根据项目建设采购需求和业务类型归口相应部门拟定和管理。

第三节  合同审核

第十二条  学院对合同审核实行会签制。合同承办人员应先将合同文本及相关材料报送相关业务归口管理部门进行审核，由相关业务归口管理部门负责人签署意见后，送法律事务室和法律顾问审核；法律事务室和法律顾问审核完毕以后，再报院领导审批。合同应严格按照流程会签和审批，并使用统一的《合同审签流程单》。

第十三条 对送审的合同，法律事务室应组织法律顾问认真审核，必要时可聘请有关专家对合同的合法性、严密性、可行性及法律风险等进行审核，提出审核意见及合同修改意见。

法律事务室审核的主要内容为：

（一）是否采用合同范本；

（二）项目是否属于合同承办部门的职责范围；

（三）是否有违反法律法规和学院关于合同签订规定的条款；

（四）是否有损害国家、社会和第三人利益以及可能引发法律纠纷的条款；

（五）合同条款是否完备，内容是否详尽、准确、合理，是否对学院造成法律风险；

（六）其他主要条款。

第十四条 党委会或院长办公会集体讨论决定重大合同的立项及审批。

第十五条 根据法律规定或实际需要，合同需要办理批准、鉴证、公证等手续的，应先报学院法律事务室审核，再报有关机构办理相关手续。

第四节  合同签署

第十六条 所有合同必须由学院法定代表人签署或由得到法定代表人授权的人员签署。未经学院法定代表人授权，任何部门或个人不得擅自以学院的名义对外签订合同。

第十七条 凡以学院名义签订的合同必须加盖学院行政印章。凡未加盖学院行政印章的合同，学院一律不予认可，由此造成的一切后果由承办部门负责人和经办人员负责。

第十八条 合同必须经院长签字后，才能加盖学院行政印章；标的额在叁万元以内（此标准随学院财务制度的调整而调整）的合同，经主管院领导签字后，才能加盖学院行政印章。

院办公室机要室应建立合同用印登记台账，登记内容包括：用印时间、合同名称、对方单位名称、合同金额、经办人、原件是否已留存、复印份数等。印章管理员确认登记正确和完整后，对合同文本、审批表、签名、附件等进行核查，符合要求的方予以用印，并将原件留存两份。

需合同相对方完成盖章的，在经办人获得完整的盖章原件后，应将合同原件交院办公室机要室。印章管理人员须定期对未留存的合同进行清理，及时追回。 

第五节  合同备案

第十九条 合同审核过程中,合同承办部门应将《合同审签流程单》原件及经过审核的合同文本复印件留存法律事务室备案。

第二十条 合同正式签署后，合同承办部门应在3个工作日内按照如下方式备案：合同用印后原件（两份）留存院办公室机要室；涉及资金往来的合同，合同复印件同时送计财处和法律事务室留存；不涉及资金往来的合同，合同复印件送法律事务室留存。合同承办部门根据工作需要保留合同复印件。

第六节  合同执行与跟踪

第二十一条 合同的履行由该合同的承办部门负责，各有关部门必须按合同的约定进行监督检查，以保证按质、按量、按期完成。

第二十二条  财务部门应依据合同履行好收付款工作。

涉及到付款条款的合同，申请付款时，应经申请人、合同承办部门负责人、审计部门负责人、财务部门负责人签字，报院领导审批后，计财处方能付款。标的额在叁万元以内的合同付款，按简易程序处理。

涉及到收款条款的合同，由学院财务部门监督、合同承办部门牵头负责，保证按合同及时回款。

第二十三条 合同的承办部门负责合同履行的日常跟踪工作。合同承办部门应指定专人跟踪合同的履行情况，并将合同编号、名称、签订各方、签订时间、经办人、标的额、付款方式等内容登记入《单项合同履行跟踪表》。

合同履行过程中必须严格按照合同规定办理验收手续并经部门负责人签字确认，履行技术性较强的合同在必要时可以聘请相关专家参与验收。设备或材料进场必须办理验收手续，并经负责采购验收部门负责人签字确认。对方当事人履行进度达到合同规定付款要求，并经双方确认后，由合同跟踪人办理付款审批手续。 

计财处对收入类合同、需分期支付的采购类合同，应建立合同管理台账，定期对合同的执行情况进行跟踪，对异常的合同定期实施监管，确保合同的切实履行，维护学院权益。

第二十四条 学院成立专门的合同纠纷处理小组，由承办部门主管院领导牵头，合同承办部门、法律事务室、国资处、审计处、计财处、纪委等部门参与，协商处理合同履行过程中出现的纠纷。

第二十五条 合同在履行过程中确需变更或解除的，由合同相对方或学院承办部门提出变更申请，经合同双方协商一致，签订补充合同或解除合同，并按合同会审流程重新签订。在新的合同达成之前，原合同仍然有效。

变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分，与原合同具有同等法律效力，合同变更后，原合同编号不予改变。

第六节  合同归档

第二十六条 合同承办部门应将合同履行过程中的所有书面材料（包括《合同审签流程单》、用印审批单、《单项合同履行跟踪表》、合同原件等）交院办公室存档。院办公室应分门别类建立档案，每份合同均需备一份复印件，并及时将合同签订归档情况汇总列表备查。 

第二十七条  各部门因工作需要向院办公室借用合同复印件，必须由借用部门负责人签字，如须借用原件还需分管领导签字。借用合同（包括复印件）时须在借用表中注明借用天数、用途。院办公室负责及时收回借出的合同。   

第二十八条 各部门应对合同进行保密，未经批准任何人不得擅自将合同（原件或复印件）借给外单位（个人），也不得泄漏合同内容。

第四章  责任追究

第二十九条  未经学院法定代表人授权，任何部门或个人不得对外签订合同；违反程序和规定擅自对外签订合同所造成的不利后果，由签订者承担。因此给学院造成经济损失的，有故意或者重大过失的责任人员承担部分或者全部经济损失；学院依据有关规定追究当事人的责任。

第三十条  受委托人不得超出授权范围对外签订合同。因此给学院造成经济损失的，有故意或者重大过失的责任人员承担部分或者全部经济损失；学院依据有关规定追究当事人的责任。

第三十一条  在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私，损害学院利益的，学院依据有关规定追究责任人员的责任。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

第三十二条  合同承办部门应完整保存合同履行过程中所产生的相关材料并及时移交院办公室存档。因保管不善造成不利后果或者故意销毁、隐匿合同材料的，学院依据有关规定追究责任人员的责任。

第五章  附  则

第三十三条 学院所属具有法人资格的单位应参照本办法管理合同事务，所有对外签订的合同应将复印件报学院办公室法律事务室备案。

第三十四条  本办法自2017年11月1日起施行。

 

附件：湖南警察学院合同审签流程单