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湖南警察学院办公室关于规范部门材料呈批报送工作的通知

2016-09-18

校属各部门:

   根据省委办公厅、省公安厅关于进一步规范办文办事程序的要求,为进一步提高我校行政效能和办文质量,现就规范部门材料呈批报送工作,通知如下:

   一、办文程序

  校属各部门呈送学校主要领导(书记、院长)审批的纸质公文(如请示、报告等)、材料,原则上按以下程序办理:

  (一)草拟和初审

  由部门办公室或内勤草拟,部门主要负责人初审。初审合格后,附上《呈批件》(见附件),经部门主要负责人签署处理意见(或加盖部门公章)、分管领导审批后,交由办公室机要室统一办理。

  (二)登记和核稿

   办公室机要室设科技办公楼412室。机要室收到各部门报送的材料,须进行登记、编号和审核,发现有不符合行文规范或有下列情况之一的,应要求重新制作或修改完善,并作好退文登记:

  1.各部门主要负责人未签署处理意见或未加盖部门公章的;

   2.内容涉及多个部门工作,未经协调会商,无相关部门负责人签署意见的;

   3.越级报送或多头主送的;

   4.公文内容出现明显错误,格式明显不规范的;

   5.文章结构混乱,层次不清,事项不明确,措施办法不具体的,主送机关不明或主送机关有误的;

   6.没有实质内容的。

  (三)呈批和办理

   机要室将审核合格的公文、材料,分门别类,分轻重缓急用文件夹夹好,每天上午9:00、下午3:00按时呈送书记、院长审批。对一般性公文、材料,校领导一般在3个工作日内签批完毕。紧急公文、材料随呈随批。审批后的公文、材料,机要室将其放在部门专柜内,由部门有关人员领取并办好签领手续。书记、院长批示要求办理的事项,各部门要及时向机要室反馈落实情况;对没有及时办理、落实不到位和没有及时反馈的,办公室要向相关校领导汇报、进行督办。

  (四)特殊情况处理

   各部门原则上不直接向书记、院长报送公文或材料。如报请事项比较复杂,部门认为有必要向书记、院长当面汇报,或时间紧急需马上办结的公文、材料,可按程序经分管领导审批、在机要室登记后,由部门负责人直接向书记、院长呈批。办理完毕后,将批件(原件或复印件)交机要室备案。

   (五)其他

   只需要学校分管领导(副书记、纪委书记、副院长、政治部主任)审批的纸质公文、材料,由各部门自行登记、填写《呈批件》,将公文、材料用文件夹夹好,报送学校分管领导阅批、办理。部门应完善档案制度,对领导批件要建档保存。

   二、工作要求

  (一)公文制作、办理人员要认真履职

  在用纸规格、格式排版、印刷装订、印章使用等各个环节应做到规范无误。具体要求为:公文一般用A4纸打印;首页必须前附呈批件。正文一般用3号仿宋体字,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层用仿宋体字加黑,第四层用仿宋体字。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

  (二)严格遵守办理程序

   公文办理一定要符合规范、严格按照程序,体现实用应用功能。公文、材料内容一经校领导审签,任何部门和个人均不得擅自改动;确需改动的,必须经主审人同意、在改动处签字。

  (三)要加强人员管理和业务培训

   校属各部门要重视文书制作工作,严把文书制作关,加强办公室和文秘人员的培训,以文辅政,提高工作效率;办公室机要室要加强业务培训和值班备勤,热情周到服务,提高管理水平和服务质量。

  其它未尽事宜,按照《湖南警察学院公文处理办法》(湘警院通〔2013〕31号)办理。
 

    附件:呈批件


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湖南警察学院办公室

2016年9月1日