湘警院通〔2013〕34号
第一章 总 则
第一条 为了加强对学院档案工作的领导，搞好科学管理，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（27号令）和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我院工作实际，特制定本制度。
第二条 学院档案是指建校以来我院教学、科研、党政管理、基本建设以及在其他工作过程中和各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、磁盘、光盘、实物等不同载体的文件材料、实物史料。
第三条 学院档案工作是学院管理工作的重要组成部分，是维护学院历史真实面貌的一项重要工作。学院对档案实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，以利开发利用。各部门必须定期向学院档案室移交档案，任何个人不得将档案材料据为己有或借故拖延归档。
第二章 管理体制和任务
第四条 我院档案工作实行统一领导和分级管理的原则。除人事档案、学生档案、教师业务档案分别由政治部人事处、学生工作处、教务处管理外，全院综合档案由院档案室实行统一管理。院档案室对全院档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度，并负责进行业务指导、监督和检查。
第五条 院档案室配备档案工作专干，负责学院档案的收集、整理、立卷、归档及管理工作。院属各部门均应设一名兼职档案工作人员，负责本部门的档案工作。
第六条 院档案室的基本任务：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全院档案工作；
（二）制订本院档案工作规章制度，总结交流档案工作经验，监督、指导、检查全院各部门档案工作执行情况；
（三）负责收集、征集、整理、分类、保管、统计全院各类档案及有关资料；
（四）负责档案的科学管理和开放利用工作；
（五）保守档案秘密，确保档案安全，做好档案保护工作，最大限度地延长档案使用寿命；
（六）配备必要的现代化管理设备，负责档案设备的管理，负责档案系统的信息录入，积极开发档案信息资源；
（七）参加档案工作培训、学术会议和交流活动；
（八）接待师生员工及社会人士进行档案查询。
第七条 院属各部门档案工作的任务：
（一）学习和执行上级有关档案工作方针、政策和学院档案工作的规章制度；
（二）做好本部门档案的形成、积累和平时组件整理工作，按要求定期向院档案室移交归档。
第三章 文字材料的归档、移交和接收工作
第八条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。院属各部门档案人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时，进行整理、组件，按归档要求，经本部门负责人审查合格后归档，经档案室人员检查合格后再向档案室移交。
第九条 我院实行文件材料形成部门立卷制度，各部门应把文件材料的归档制度纳入岗位职责范围。一般由立卷部门按文件材料的自然形成规律，按案卷质量规范要求进行系统整理立卷，编排页号或件号，填写卷内目录，装订组卷。各部门不得以任何借口不交，或将档案资料据为己有。
第十条 科技文件材料归档时，应由课题、产品规划与试制、基建工程、贵重仪器开箱等项目的负责人签名，有关业务主管部门和档案部门加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果；党政管理文件材料归档时，除立卷人签字外，还需部门主管领导审签。
第十一条 归档范围：
（一）行政类：主要包括学院行政工作的各种文件、会议记录、纪要、计划、总结及行政活动中形成的对学院发展有参考价值的材料；上级机关与学院关于行政工作的材料；
（二）党群类：主要包括院党委及党群部门的各种文件、会议记录、纪要及各项活动中形成的对学院发展有参考价值的材料；上级机关与学院关于党群工作的文件材料；
（三）学生类：主要包括学院培养的学历教育学生和招录干警的档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等；
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按《高等学校档案管理办法（教育部第27号令）》的相关规定执行；
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行；
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行；
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料；
（八）产品生产类：主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等；
（九）出版物类：主要包括学院自行编辑出版的院报、学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等；
（十）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展院际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师等的材料；学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料；
（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。
第十二条 归档要求：
（一）实行由文件材料形成单位和科研课题组组件，主管业务部门统一归档的制度；组件人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组件。并编写实体分类号、页数、件号、注明密级和保管期限，录入文件材料数据、输出移交目录、填写备考表及归档情况表；
（二）归档的文件材料应格式统一，质地优良，声像清晰，符合规范和标准的要求；填写的字迹要工整，禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水，可用计算机打印；
（三）文件材料整理组件后，由组件人向部门的兼职档案人员移交，兼职档案人员将案件经本部门负责人审查签字后，拟制移交清单，向院档案室移交；
（四）凡由几个部门合作完成的项目，由主办部门组件归档；
（五）重要的、利用频繁的档案材料，可复制副本随原件一同归档，以便保护原件。
第十三条 归档时间：
（一）各部门执行按年度或学年度归档制度。原则上每年于五月底前将上一年度（即每年1月1日起至12月31日止）或上一学年（即每年9月1日至次年8月31日止）的案卷归入档案室；
（二）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；
（三）随时接收上级规定和校内重要活动的档案，定期接收有关部门保存一定年限属于永久、长期保存的档案；
（四）接收档案必须履行手续，填写清册，一式两份。交接双方可签名或盖章。
第四章 档案的管理与保管
第十四条 学院档案馆要按照国家档案管理标准化、规范化的要求，制定统一的档案实体分类法和各类档案管理办法，编制移交目录和其他检索工具，对入库的档案做到分类科学、排架合理、整理系统、保管安全、统计正确、利用方便、管理手段先进。
第十五条 严格执行安全和保密制度。档案库房、阅览室、办公室三分开，添置必要设备，要有“十防”措施，经常检查档案保管情况，确保档案安全。
第十六条 已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审核签署意见，交档案室归档，学院各类档案按其价值将保管期限分为永久、定期（30年、10年）两种。已到期的档案，由院档案室会同学院有关部门共同鉴定。对失去保存价值的档案要造册，报主管院领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十七条 定期检查档案情况，学期结束前全面清点，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并作出记录，建立健全档案查阅、借阅、安全和保密等有关制度。严格履行查、借、复印的有关手续。库房应有专人负责，经常检查，确保档案安全。
第十八条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时上报有关报表。
第十九条 做好档案管理的各项基础工作和档案计算机管理开发工作，逐步实现档案的标准化、规范化的现代化管理。
第五章 档案的开放与利用
第二十条 学院档案室应积极、主动地开展档案利用工作，制定档案借阅和复制制度。按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》和国家、学院有关规定，主动向全院和社会公布和开放属于开放范围的档案。
第二十一条 凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的并经档案室主管领导同意后，均可查阅利用档案。借阅人在指定地点查阅，不得随意拆卷、抽取涂改、损毁或转让他人。复制档案须由档案室负责办理，并按规定办理相应手续。
第二十二条 档案凡涉及党和国家秘密的，涉及专利和技术秘密的，涉及个人隐私的或档案形成部门规定限期利用的，不宜开放。
第二十三条 院内各部门借出档案，应按期归还。逾期不归者，定期催还。如发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况报学院严肃处理或追究法律责任。
第二十四条 档案室要逐步实现档案计算机检索，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用服务。
第六章 档案的鉴定和销毁
第二十五条 档案鉴定工作在主管院长领导下，由档案室、有关业务部门和院保密工作委员会组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定情况报告。
第二十六条 销毁档案，应造具清册，报主管院长批准，销毁时要有二人监销，以防泄密。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第七章 考核、奖励和处罚
第二十七条 学院建立档案工作检查、考核和评估制度，将档案工作列入各部门工作的考评内容，对档案工作成绩突出的单位和优秀的档案工作人员（专、兼职）给予表扬和奖励。
第二十八条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚。
第八章 附 则
第二十九条 本制度由院办公室负责解释。
第三十条 本制度自颁布之日起执行。
