湘警院通〔2013〕32号

第一章　总　则

第一条　为了进一步规范学院各级各类印章的管理，切实维护学院合法权益，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）和《湖南省关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理规定》（湘政发〔2011〕26号），结合学院实际情况，特制定本规定。

第二条　院办公室是全院印章的归口管理部门，负责学院各级各类印章的刻制、启用和废止，负责学院印章的使用管理，并监督院属各部门印章的使用管理。

第二章　印章的刻制、启用与废止

第三条　学院各二级机构部门公章，由院办公室依据机构设置的文件统一刻制；二级机构下属的科室（教研室）印章、业务专用章因工作需要的，由各二级机构提出书面申请并经主管院领导签字同意，经院办公室核审后刻制。

第四条　院内各种科研性、学术性、群众性等非实体性机构原则上不刻制印章，如确有需要刻制的，须报主管院领导审批同意，经院办公室核审后刻制。

第五条　经学院批准设立的院内独立核算单位或其他创收经营单位须刻制财务专用章的，须经计财处负责人签字同意，报主管院领导审批同意后，持学院批准设立的文件到院办公室核审后刻制。

第六条　因机构名称变更或年久磨损变形，需重新刻制印章时，由部门提出书面申请并经部门负责人签字同意，经院办公室核审后刻制。

第七条　印章刻制由院办公室确定形式、规格、材质，并开具介绍信，到指定的刻字机构刻制。任何单位和个人不得私自刻制公章。

第八条　印章的启用和废止均由院办公室验印登记后方能生效。废止停用的印章，须及时交院办公室封存归档。机构撤销或变更时，原印章原则上自行文之日起即行停用。

第九条　各部门业务专用公章，如财务专用章、收费专用章、注册专用章等的刻制、启用与废止参照本规定执行。

第三章　印章的使用范围

第十条　学院印章的使用范围：

（一）中共湖南警察学院委员会印章用于以学院党委名义印发的各类公文，对外报送的各类报表、材料，入党志愿书等。

（二）湖南警察学院印章用于以学院名义印发的各类公文、对外报送的各类报表、材料，各类证件、证书、聘书、录取通知书，各类科研项目、基金、专利、成果的申报书、任务书，以及出国审批、合同协议、基建报批、开具介绍信等须学院领导批准的各类申请表、申报材料等。

（三）湖南警察学院钢印用于学生毕业证书、学位证书、毕业证明书、学位证明书、结业证书、肄业证书等证书的照片压印。

（四）院领导签名章用于有关证书、聘书、报表、合同、协议、责任书、任务书、委托书、申报表、审批表以及以院领导名义签发的信函等。

第十一条　院内各部门印章的使用范围：

（一）院属各部门印章，主要用于本部门职责范围内处理公务、上报材料，向学院领导呈交的请示报告，与学院各部门及对外联系业务工作的函件、证明等。

（二）其他科研所、学术委员会等非实体性机构印章，只用于本单位内部事务，向学院领导呈交的请示报告，与院属各部门联系工作等。

（三）院属各部门公章均不得对外使用在请示、报告和具有证明性的文书上，不得对外签订合同、协议；除财务专用章外，各类印章不得用于发票和收款收据。

第四章　印章的使用程序

第十二条　以学院党委、学院名义上报下发的正式公文，须经院领导签发后方可办理用印。　

第十三条　凡不必正式行文但需以学院名义发出的各类报表、文书或函件，应按规定格式书写或打印，由部门负责人在底稿上签字同意，主管院领导审批后方可办理用印。

第十四条　学生毕业证书、学位证书、毕业证明书、学位证明书、结业证书、肄业证书、录取通知书、荣誉证书和各类聘书等，由有关业务部门和相关部门负责人审核，主管院领导签字批准后，到院办公室办理用印。

第十五条　凡以学院名义签署的各类协议书、合同书，须经院长本人同意签字方可办理用印。

第十六条　有关教学、科研的各类研究报告、成果鉴定，各类专利、基金申请，项目、成果和奖励申报，办理招标、物资采购等各种手续，基建、维修项目申报，出国（出境）及涉外事项审批，月财务报表，银行汇兑，购房贷款申请，公车年检等各类常规性申报材料和证明性材料，由相关职能部门负责人审核，经主管院领导签字批准后，到院办公室办理用印。

第十七条　院领导签名章按学院印章有关规定使用。院领导交院办公室保管的私人印章，除已经院领导本人授权或会签的文件外，临时用印须征得院领导本人同意。

第十八条  凡须持学院介绍信对外办事及联系工作的人员，须经所在部门负责人签署意见，报主管院领导审批后，方可办理用印。介绍信内容要明确具体，包括联系单位、前往人员、姓名、身份、人数、时间等，并与存根记载完全一致，字迹工整，不得漏填。　

第十九条　特殊情况下急需使用学院印章时，须经院办公室核准并电话报请相关院领导同意后方可用印，并留副件补签。

第五章　印章的管理

第二十条　学院授权院办公室使用和管理学院行政印章、钢印、院领导签名章；授权党办使用和管理学院党委印章。院属各部门及其下属科室的印章由各部门办公室（或内勤）负责管理。

第二十一条　印章的管理要求：

（一）明确责任：各部门负责人是本部门印章管理第一责任人。各部门应规范审批程序，做好用印登记，对用印时间、用印单位、用印事由、批准人、经办人等进行详细登记，以备核查。

（二）专人管理：各部门必须指定专人负责管理及使用印章，并报院办公室备案。印章管理人员如因工作变动，应及时上交印章，并重新确定印章管理人员，做好交接手续。

（三）妥善保管：各部门公章的存放或使用地点均在该部门办公室内。未经该部门负责人批准，不准在办公室以外地点存放或使用。印章必须妥善保养，确保印文清晰。

（四）严格审核：印章管理人员必须严格执行审批手续和用印登记制度。用章时应认真审阅有关材料，了解用章内容，严禁未经主管领导批准擅自用印，严禁在空白介绍信、单据或纸张上加盖印章。用印件涉及保密的，要严格遵守保密规定，不得随便翻阅和谈论。凡有下列情况之一的，印章管理人员应拒绝用印：

1．上报及下发的用印件内容有误或批准权限不当；

2．涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的用印件；

3．未经职能部门负责人审核及院领导签发批准的用印件；

4．非本院教职员工或与本院工作、业务无关的用印件；

5．其他不得用印的情况。

（五）规范用印：印章一般应盖在公文、公函落款的机关名称和发文时间中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，印文要求端正、清晰。用印时间为工作日正常上班时间。寒、暑假期间用印时间为白天正常值班时间。国家法定节假日、双休日需提前进行用印申请。

第二十二条　印章原则上不得带离办公室。如因特殊情况需在办公室以外的地点使用印章，需由用印部门提出书面申请，报主管院领导批准后，方可带离办公室，印章管理人员应在用印现场监章。

第二十四条　凡私自刻制公章，或因印章管理或使用不当等原因造成损失者，根据情节轻重对当事人进行批评教育直至行政处分，造成重大损失的，追究当事人及部门负责人的经济和法律责任。

第六章　附　则

第二十五条　本规定由院办公室负责解释。

第二十六条　本规定自颁布之日起执行。