湘警院通〔2013〕31号
第一章 总 则
第一条 公文是学院实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。为使学院行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据中央办公厅、国务院办公厅发布的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）、《湖南省公安机关公文处理办法》（湘公警发〔2013〕2号）的规定，结合我院实际情况，特制定本办法。
第二条 学院行政公文处理工作由院办公室归口负责，必须做到及时、安全，做好归档、保存工作。
第三条 公文处理工作，要严格执行有关保密的法律、法规和制度，确保国家秘密和警务工作秘密。
第二章 学院自制公文处理
第四条 我院公文种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项或重大行动做出决策和部署，奖惩有关单位和人员。
（二）公告
公告适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
（三）通告
通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（四）通知
适用于发布规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件；传达要求院属各单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。
（五）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（六）报告
适用于向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。
（七）请示
适用于向上级部门请求指示、批准。
（八）批复
适用于答复下级机关请示事项。
（九）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十）函
适用于与校外同级单位或不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
（十一）纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第五条 公文格式
（一）学院行政公文使用“湖南警察学院文件”红头发文纸，学院党务公文使用“中共湖南警察学院委员会文件”红头发文纸，会议纪要用“湖南警察学院会议纪要”红头发文纸。一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（二）发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
学院行政公文字号主要有：湘警院、湘警院通、湘警院发、湘警院人、湘警院教、湘警院函、湘警院纪要。学院党务公文字号主要有：湘警院党、湘警院党纪要。如无特殊需要，一般不再增加新的字号。党政联合行文，使用党委文件字号。
（三）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明文种。标题中除发布的规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。
（四）主送机关应写机关全称或规范化简称，在正文之前顶格排列。有些不便在正文之前列出主送机关的公文，如“决定”、“会议纪要”等，主送机关可以写在公文末项。
（五）公文如有附件，应在正文之后印章位置之前注明附件名称和顺序号。附件首页左上角注明附件顺序号。附件一般应与主件装订在一起。如不能装订在一起，应在附件首页左上角注明文件发文字号。
（六）公文除会议纪要外，应加盖印章。印章要端正盖在发文日期上方，上不压正文，下压发文年月日。联合行文，印章排列应与发文单位排列顺序一致。印章和发文时间需与正文连接，不得使用在空白页。
（七）发文时间应以领导人签发日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。
第六条 行文规则
（一）院行政的主要行文关系：向直属主管部门、业务主管部门报告、请示；向校外其它单位发函商洽工作、询问和答复问题、请示批准有关业务事项；向院属各单位直接行文。
（二）向上级机关行文，应当遵循以下规则：
1．原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
2．院属各部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学院同意或者授权；属于部门职责范围内的事项按程序审批后直接报送上级主管部门。
3．请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
4．除上级机关领导人直接交办的事项外，请示、报告一般不直接送领导个人。
第七条 公文办理
（一） 除涉密公文外，其余公文的办理均通过办公自动化系统完成。
（二） 院内行文一律通过办公自动化系统发布，发布权限在院办公室。各部门通过办公自动化系统收阅公文。
（三）对外行文采用纸质形式。
（四）发文一般包括拟稿、会签、核稿、签发、印制、盖章、发送、归档等程序，由院办公室归口管理。
1．拟稿。公文文稿由业务主办部门或相关部门拟写。草拟公文应注意：
（1）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关、公文的主要内容、文种三部分组成。标题字体采用2号公文小标宋体，可分一行或者多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（2）公文内容必须符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定；注意与学院有关政策、制度的衔接、协调；情况要确实，观点要明确，要求和措施要明确具体，切实可行，有可操作性。
（3）公文条理要清楚，层次要分明，文字要精练，用词要规范，标点要准确，篇幅要力求简短。
（4）引用公文一般应注明发文时间、机关、标题和文号，也可以只注明发文机关和发文字号。使用简称时，应先用全称，并加以说明。正文字体采用3号仿宋体。
（5）公文中的数字，凡可以使用阿拉伯数字且得体的，均应使用阿拉伯数字；要使用国家法定计量单位。公文成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全。
（6）公文中表示结构层次的序数写法一般为：“一”、“（一）”、 “1”、“（1）”。一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层用仿宋体字加粗，第四层用仿宋体字。
2．会签。文稿内容涉及院内其他部门职能范围内的事项，拟稿部门应与有关部门协商会签，并由相关部门负责人签署意见及姓名、日期。取得一致意见并会签后，提交院办公室审核。
3．核稿。院办公室负责文稿审核工作。审核的重点是：是否需要行文，行文的级别、方式是否妥当，公文内容、文字表述是否恰当，文种使用、格式等是否符合上级有关公文处理的规定和本实施细则的规定。对于不符合办理程序、不符合行文规则以及文稿内容表述不清或需作较大修改变动的公文，院办公室可以退回拟文单位重新起草。
4．签发。学院公文由院办公室提交院领导签发，凡综合性公文，要提交各相关院领导会签。
5．校对。公文印制过程中，由拟稿单位负责校稿工作，院办实行末校把关。校对者应对照原文校对文字、标点符号、公文排列格式，必须在经过多次校核、确认无错后，方可签字付印。校对过程中，不得擅自更改原文。
6．发送。公文鉴印生效后，由院办公室负责发送。
第三章 外来公文处理
第八条 外来公文的处理一般包括登记、注办、传递、签发、承办、催办、清理、立卷、归档等程序，外来行政公文处理由院办公室负责。
第九条 上级部门的来文、重要函件、秘密刊物均应编号登记。登记要及时，以防漏登、压误。
第十条 所收行政公文由院办公室主任负责签注。对需要院领导阅示的公文，应根据其内容和领导的分工，注明主送领导；对需要办理的公文，要注明主办和协办单位；对有时限要求的公文，要注明办结时间。
第十一条 机要人员要按照领导批办的意见，及时、准确地分发传送文件，一般应在当天内处理完毕，急件要随到随处理。
第十二条 凡登记在册的文件在传递交接时，要履行签收手续，签收字迹要清晰、易识，要写姓名和收到时间，一般件注收到月、日，急件注收到时。
第十三条 阅文速度要快。送院领导阅示的文件，一般应在当天阅毕；送各职能部门传阅的文件，一般应在两天内阅毕；急件随到随阅，严防压误。坚持按规定期限阅文。文件一般不得带回家中或携带出入公共场所，秘密文件必须在办公室阅办；借阅文件，必须办理借阅登记手续。
第十四条 负责承办的部门要按照批办意见和文件要求，指定承办人在规定时限内办理。承办事项涉及其它部门的，承办部门要主动与有关部门协商办理。办理完毕后，应注明办理情况，送院办公室归档备查。若确定承办部门不当，或因情况特殊不能在规定时间内办完，须及时报告院办公室。
第十五条 凡上级机关交办的文件或其它需办理的重要文件，由院办公室机要人员负责检查、督办，并定期将各部门对外来文件办理的情况通报全校。凡因不负责任、办理拖拉、互相推诿而延误办理时限的，将追究承办部门及承办人责任。
第十六条 院办公室对所保管的上级文件定期清理、清退。秘密文件一般半个月清理一次，其他文件一般三个月清理一次。如发现有文件遗失，应查实文件遗失的环节，并及时向领导报告。如遗失密件，要及时向学院保密部门报告。
第十七条 对于绝密级公文和注明不准翻印的上级公文，不得复制、翻印；复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学院主要领导批准。
第四章 公文的立卷、归档
第十八条 外来公文和学院自制行政公文的立卷、归档，必须执行《湖南警察学院档案管理制度》，实行院办公室归口负责、档案室集中管理的制度。
第十九条 立卷的内容包括上级机关的文件及办理结果，校内公文的定稿、正本（包括附件）以及上级对请示、报告的批复。立卷要保证资料齐全、完整，正确反映主要工作情况，便于保管、查找和利用。案卷中的文件排列，要按文件形成的时间顺序，逐件编上页号，填写卷内目录，并由立卷人在卷内备考表上签字。
第二十条 立好的案卷应在次年的五月份以前向学院档案室移交。个人和职能部门不得以任何理由截留应归档的文件。
第二十一条 没有存档价值和存查必要的文件，经过鉴别之后，由院办批准，可定期销毁。销毁重要文件要逐件进行登记，登记册送档案室保存。
第二十二条 禁止向废品收购部门或个人出售内部文件、刊物和资料。
第五章 附 则
第二十三条 本办法自颁布之日起执行。
第二十四条 本办法由院办公室负责解释。
