为进一步改进会风，规范会议管理，提高办会质量，特对学院会议场地和会议材料管理做出如下规定：

  一、会议场地管理

  （一）管理范围及管理部门

  1.科技办公楼一、二、三会议室由院办公室负责管理；

  2.科技办公楼六楼会议室、警训楼学术报告厅（1楼）、教研楼学术报告厅（1、2楼）、图书馆负一楼教室由培训部负责管理；

  3.图书馆负一楼报告厅由图书馆负责管理；

  4.田径场会场、警体馆会场由警体部负责管理；

  5.各部门所属会议室由各部门自行管理。

  （二）管理原则

  坚持“归口管理，谁为主、谁负责”的基本原则，以服从学院工作大局为前提，统筹安排、密切协作，使会议场所与设施得到充分、合理、高效的利用和维护。

  （三）管理部门职责

  1.负责整个会场所有设施设备（含桌椅、空调、灯光等）的管理。

  2.负责协调落实会场的安全保卫、花卉摆放、环境布置、卫生保洁、音响调试等工作。

    3.负责会议活动期间的茶水供应等后勤服务工作。

  （四）使用部门职责

  1.负责维护会场的公共设施和设备，自觉维持环境卫生，保证设备安全，未经允许，不得随意将会议场所物品带走或挪作他用。

  2.负责在会议活动结束后清理会场，如因使用部门的原因造成器材、设施的损坏、丢失的，应照价赔偿。

  （五）使用程序

    1.院内各部门使用会议室原则上需提前1天告之相关管理部门，说明使用时间、期限、规模、要求等情况，由管理部门统一安排。

    2.管理部门受理申请后，按照“先全院性会议后部门会议、先紧急会议后一般会议、先预约先使用”的原则统一安排，按时间和要求提供会场和相关服务。使用部门因故取消会场的，应及时通知归口管理部门。

    3.会场使用结束后，由归口管理部门和使用部门共同组织进行会后清理及验收等工作。

    二、会议材料管理

    （一）专门业务性会议材料（含领导讲话稿、开闭幕词、工作报告、决议等），由业务部门负责撰写，院办公室审核把关。

    （二）综合性会议材料由院办公室负责撰写。

    （三）有关会议的所有成套材料由会议主办单位在3个工作日内收集整理立卷交学院档案室。